Huishoudelijk reglement

Inhoudsopgave

1. Inleiding
2. Doel en reikwijdte
3. Bestuur en organen
4. Vergaderingen van het bestuur
5. Vrijwilligers
6. Besluitvorming
7. Financiën
8. Conflicten en klachten
9. Gedragscode
10. Incidenten en meldingen
11. Wijzigingen en vaststelling

Inleiding

Dit huishoudelijk reglement (HR) is opgesteld door Stichting VeiligSamen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98524526, gevestigd aan Hoge Filterweg 314, 3063 KG Rotterdam.

Het doel van dit reglement is het vastleggen van de interne organisatie en werking van de stichting, de rechten en plichten van het bestuur en vrijwilligers, en de procedures rondom besluitvorming, vergaderingen, gedrag en incidentafhandeling.

Dit reglement vormt een aanvulling op de statuten van de stichting en de gebruikersvoorwaarden van de VeiligSamen-applicatie.

Doel en reikwijdte

1. Dit reglement is van toepassing op:
   • Het bestuur van Stichting VeiligSamen.
   • Vrijwilligers en overige medewerkers die deelnemen aan de activiteiten van de stichting.
2. Het reglement regelt de interne processen, verantwoordelijkheden, rechten en plichten.
3. Het doel is om heldere procedures en verwachtingen te scheppen voor governance, vrijwilligerswerk, veiligheid en communicatie.

Bestuur en organen

3.1 Samenstelling van het bestuur

• Het bestuur bestaat uit minimaal één en maximaal drie leden.
• Bestuursleden worden benoemd conform de statuten en kunnen worden ontslagen of vervangen zoals daarin beschreven.

3.2 Taken en bevoegdheden

• Het bestuur is verantwoordelijk voor het strategisch beleid, financiële controle, naleving van wet- en regelgeving, en het toezicht op de vrijwilligers en activiteiten.
• Het bestuur kan taken delegeren aan vrijwilligers of commissies, maar blijft uiteindelijk verantwoordelijk.

3.3 Vertegenwoordiging

• Het bestuur vertegenwoordigt de stichting naar derden en is bevoegd contracten te sluiten namens de stichting.
• Voor bepaalde handelingen kan het bestuur besluiten tot gezamenlijke ondertekening.

Vergaderingen van het bestuur

4.1 Frequentie en oproeping

• Het bestuur vergadert minimaal 4 keer per jaar of vaker indien noodzakelijk.
• Oproepingen worden schriftelijk of digitaal gedaan met een termijn van ten minste 7 dagen.

4.2 Agenda en notulen

• De agenda wordt door het bestuur opgesteld en tijdig aan alle bestuursleden verstuurd.
• Notulen van alle vergaderingen worden opgesteld en gearchiveerd.

4.3 Besluitvorming

• Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij de statuten een andere procedure voorschrijven.
• Bij gelijkheid van stemmen beslist de voorzitter van het bestuur.

Vrijwilligers

5.1 Toelating en registratie

• Vrijwilligers kunnen zich aanmelden via de VeiligSamen-app of via officiële kanalen van de stichting.
• Gegevens van vrijwilligers worden verwerkt conform het Privacybeleid.

5.2 Taken en verantwoordelijkheden

• Vrijwilligers ondersteunen de activiteiten van de stichting, waaronder SOS-ondersteuning, incidentmeldingen en gebruikerscontacten.
• Vrijwilligers zijn verplicht instructies van het bestuur op te volgen en bijdragen te leveren volgens afgesproken richtlijnen.

5.3 Gedragsregels

• Vrijwilligers dienen zich te houden aan de gedragscode van de stichting (zie hoofdstuk 9).
• Misbruik van de app of ongepaste handelingen kunnen leiden tot ontslag of tijdelijke schorsing.

5.4 Screening

• Vrijwilligers kunnen worden gescreend via WithPersona of andere door het bestuur aangewezen methoden.
• Enkel bevestiging van geslaagde verificatie wordt bewaard; onderliggende documenten worden niet opgeslagen.

Besluitvorming

• Het bestuur neemt beslissingen over beleid, vrijwilligers, financiën en samenwerkingen.
• Voor belangrijke strategische beslissingen kan het bestuur een adviescommissie van vrijwilligers raadplegen.
• Besluiten en wijzigingen worden gedocumenteerd in notulen.

Financiën

7.1 Financiële administratie

• Het bestuur is verantwoordelijk voor een transparante en controleerbare administratie.
• Ontvangsten, uitgaven en banktransacties worden geregistreerd en jaarlijks gecontroleerd.

7.2 Uitgaven en goedkeuring

• Bestuursleden kunnen uitgaven doen binnen vooraf vastgestelde limieten.
• Voor grotere uitgaven geldt goedkeuring door alle bestuursleden.

Conflicten en klachten

8.1 Interne conflicten

• Conflicten binnen het bestuur of tussen vrijwilligers worden eerst intern besproken.
• Indien nodig kan een onafhankelijke adviseur worden ingeschakeld.

8.2 Klachten van gebruikers of derden

• Klachten over de app, incidentafhandeling of vrijwilligers kunnen worden ingediend via: [email protected]
• Het bestuur beoordeelt klachten en neemt passende maatregelen.

Gedragscode

• Vrijwilligers en bestuursleden handelen respectvol, integer en veilig.

• Het is verboden:

  • Misbruik te maken van SOS-functies of vertrouwelijke gegevens
  • Discriminerend of intimiderend gedrag te vertonen
  • Persoonlijke gegevens van gebruikers buiten de applicatie of toestemming te delen

• Overtreding van de gedragscode kan leiden tot schorsing of beëindiging van het vrijwilligerscontract.

Incidenten en meldingen

• Alle incidenten, waaronder technische problemen, beveiligingslekken of SOS-misbruik, moeten onverwijld worden gemeld via [email protected].
• Het bestuur beoordeelt incidenten en kan:
  • Tijdelijke blokkade van accounts opleggen
  • Melding doen bij bevoegde instanties indien noodzakelijk
  • Documentatie van het incident bijhouden conform AVG en privacybeleid

Wijzigingen en vaststelling

• Wijzigingen in dit huishoudelijk reglement worden door het bestuur vastgesteld en aan alle bestuursleden en vrijwilligers gecommuniceerd.
• Het reglement wordt minimaal jaarlijks geëvalueerd en geüpdatet indien nodig.

© 2025 Stichting VeiligSamen — Alle rechten voorbehouden.